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Pulse aquí para ver cuadro de clasificacion actualizado el 9 de octubre de 2009 PDF
Según el Decreto 97/2000, por el que se aprueba el reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, los instrumentos de descripción son “...los resultados de la descripción archivística, que permiten la presentación de la información jerarquizada a través de guías, cuadros de clasificación, inventarios y catálogos.” Por su parte, la Ley de Patrimonio Histórico Andaluz, establece que las consultas públicas de la documentación del patrimonio documental andaluz, se harán preferentemente a través de estos instrumentos.
Dos son las herramientas que se están desarrollando en nuestro archivo:
1.-El cuadro de clasificación, que es el reflejo de la operación archivística de la clasificación, en el que se agrupan jerárquicamente las series documentales, estableciéndose clases que van de lo más general a lo más específico. Nuestro cuadro es de tipo funcional, porque en la práctica, ha demostrado tener muchas ventajas como por ejemplo que es un sistema muy estable, porque las funciones de un Ayuntamiento permanecen en el tiempo, frente a los cambios que se producen en su estructura orgánica; sirve para clasificar todos los documentos, independientemente de su antigüedad; se respeta el orden original y el principio de procedencia del documento; Es un sistema objetivo, que no depende de la percepción del archivero. Hemos partido como base del cuadro más utilizado en los archivos municipales españoles y que mejores resultado ha dado, que es el desarrollado por el Grupo de Archiveros de Madrid, pero lo hemos ido adecuando a la realidad documental del archivo. Como nuestro archivo está vivo, esto es, recibe continuamente documentación del ayuntamiento, y como el cuadro no es algo inamovible ni cerrado, se irá adaptando en función de esta documentación. El cuadro presenta actualmente esta estructura (pulse aquí PDF)
2. -El inventario es el instrumento que, basándose en la estructura del cuadro de clasificación, nos va a permitir profundizar en el conocimiento de la documentación de nuestro archivo así como la localización física del documento en nuestro depósito. Nuestro tipo de inventario es el somero. Se ha elegido este tipo de inventario porque el volumen documental que posee nuestro archivo actualmente es muy grande, y se decidió desarrollar una herramienta básica de consulta para agilizar la descripción de los fondos. Más adelante, se desarrollarán, sobre todo, para la documentación más antigua, otras herramientas más descriptivas, como el inventario analítico y el catálogo de piezas documentales.
Entre los planes de futuro relacionados con estas herramientas, está el de ampliarlas y mejorarlas, adaptándola a la normativa internacional ISAD (G) y procediendo a su informatización.
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